Историческая справка
Архивный отдел администрации города создан Решением Малого Совета народных депутатов Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области от 27.04.1992 № 50 в связи с резким ухудшением ведомственного хранения документов, угрозой их уничтожения из-за происходящих процессов рыночных отношений и в целях совершенствования системы приёма, хранения и использования документов по личному составу.
Отдел был создан в составе управления делами администрации города в количестве 2-х штатных единиц с 01.05.1992 года, которые состояли из заведующего отделом и ведущего специалиста. Финансирование отдела предусматривалось за счёт городского бюджета.
Положение об архивном отделе и штатное расписание были разработаны управляющим делами и утверждены распоряжением главы администрации города 29.05.1992 № 193-p.
Архивный отдел на основании Положения наделялся статусом архивного отдела Администрации города, являлся органом государственного управления архивным делом в городе и одновременно выполнял функции государственного архива.
Основными задачами отдела являлось:
1.Обеспечение сохранности документов предприятий, учреждений и организаций города, принятых на государственное хранение, комплектование документами и их использование.
2.Организационно методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий и организаций города.
Архивный отдел руководствовался законами Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, решениями областного и городского Советов народных депутатов постановлениями и распоряжениями администрации области, округа, города, инструкциями Комитета по делам архивов администрации области, правилами работы государственных городских архивов.
В соответствии с Положением об архивном отделе, утверждённым Распоряжением главы администрации города 24.11.1999 г. № 103l-p, отделу присваивается статус архивного отдела муниципального образования. Он является самостоятельным структурным подразделением исполнительного органа местного самоуправления, без права юридического лица, созданным для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела обеспечения деятельности органов представительной власти муниципального образования, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.
В соответствии со статьей 2 раздела 1 и статьей 13 раздела 4 Закона «Об архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах» от 27.12.1995 г. № 16 и правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа, архивный отдел входит в систему органа управления архивным делом ХМАО, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда ХМАО.
Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством РФ, Законом ХМАО «Об архивном фонде ХМАО и архивах», Положением об Архивном фонде ХМАО, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России и Управления по делам архивов ХМАО, постановлениями, распоряжениями, решениями органов представительной и исполнительной власти муниципального образования город Ханты-Мансийск.
В соответствии с изменениями, внесёнными в Устав муниципального образования город окружного значения Ханты-Мансийск 30.11.2001 года, пересмотрено Положение об архивном отделе администрации муниципального образования город Ханты-Мансийск, внесены дополнения и некоторые изменения. Архивный отдел хранит, организует учёт, комплектование н использование документов по личному составу ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не имеющих правопреемника и отнесённых к муниципальной собственности;
- осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организацию использования документов.
На основании распоряжения мэра города Ханты-Мансийска от 23.01.2003 № 33-Р, в Положении об архивном отделе администрации муниципального образования город Ханты-Мансийск слова «муниципальное образование город Ханты-Мансийск» заменяются словами «муниципальное образование город окружного значения город Ханты-Мансийск». Архивный отдел получает статус архивного отдела администрации муниципального образования город окружного значения Ханты-Мансийск. В штатное расписание отдела добавляется третья штатная единица. В штатном расписании архивного отдела с января 2003 года -заведующий отделом и два главных специалиста.
В соответствии с Уставом города Ханты-Мансийска, федеральным законом от 06.10.2003 № 131-Ф3 «0б общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «0б архивном деле в Российской Федерации», распоряжением главы города Ханты-Мансийска от 13.05.2008 № 209-p утверждается Положении об архивном отделе администрации города Ханты-Мансийска.
В соответствии с этим Положением архивному отделу добавлены новые направления деятельности работы:
1. Обеспечение сохранности и учёта архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, а так же других организаций
с их согласия для сохранения документальной истории
города Ханты-Мансийска.
2. Обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, образовавшихся или образующихся в деятельности органов местного самоуправления и его структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях, а так же других организаций и жителей города, переданных в установленном порядке в муниципальную собственность;
- постоянного срока хранения, отнесённых к Архивному фонду Российской Федерации, в соответствии со списком №1 источников комплектования архивного отдела, утверждённым управляющим делами и согласуемым с Управлением по делам архивов ХМАО-Югры;
- по личному составу долговременного хранения (далее именуются - документы по личному составу) ликвидированных без правопреемников организаций, отражавших трудовую деятельность граждан.
Отдел осуществляет раздельное хранение и учёт документов Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу - обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов организаций, предприятий и жителей города на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, семейные архивы, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей города, фото и видеодокументы, отображающие его прошлое и настоящее, документы общественных организаций;
- документы по личному составу ликвидированных без правопреемников организаций, зарегистрированных в городе Ханты-Мансийске;
- печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих архивные фонды отдела;
- учётные документы, методические материалы, архивные справочники и другие материалы, необходимые отделу в практической работе.
В соответствии с п.4 ст.4 п2 ст.10 Федерального Закона от 22.10.2003 125-Ф3 «Об Архивном деле в Российской Федерации», Федеральным Законом от 06.10.2003 № 125-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», учитывая исторически сложившуюся практику передачи документов постоянного хранения администрации города в Государственный архив Ханты-Мансийского- автономного округа-Югры, в связи с отсутствием условий хранения документов, загруженностью архивохранилищ, было подготовлено постановление главы города Ханты-Мансийска от 15.06.2009 № 438, на основании которого документы постоянного хранения решено безвозмездно передать в упорядоченном состоянии за 1999-2005 годы
в Государственный архив ХМАО-Югры.
В соответствии с решения Думы города Ханты-Мансийска от 26.03.2010 № 963 «О структуре администрации города Ханты-Мансийска», распоряжением администрации города от 28.04.2010 № 58-о «О внесении изменения администрации города Ханты-Мансийска» архивный отдел исключен из штатного расписания администрации города Ханты-Мансийска как орган администрации города и введен в штатное расписание управления культуры администрации города. Специалисты архивного отдела переведены на должности, осуществлявшие техническое обеспечение деятельности администрации города, не отнесенные к должностям муниципальной службы. Штатное расписании архивного отдела управления культуры администрации города состоит из З единиц - начальник отдела, 2 инспектора.
Разработано новое положение отдела, утвержденное начальником управления культуры Администрации города.
Основные функции архивного отдела:
1.Обеспечение хранения документов.
2. Осуществление учёта документов, принятых в отдел.
3. Комплектование отдела документами.
4. Организация использования архивных документов:
4.1. Прием и рассмотрение запросов юридических и физических лиц
по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
4.2. Бесплатная выдача архивных копий, выписок, справок социально-правового и тематического характера в установленные сроки.
4.3. Организация архивных выставок, подготовка информаций, публикаций в СМИ по документам, хранящимся в архиве.
5. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в организациях - источниках комплектования отдела.
6. Оказание методической помощи организациям – источникам комплектования отдела, ликвидируемым организациям
7. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
В соответствии с законом Ханты-Мансийского автономного округа -Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа-Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» в положение об архивном отделе внесено дополнение:
выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию. учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа-Югры и находящихся на территории муниципального образования.
В соответствии с п.4 ст.4, п.2 ст.10 Федерального закона от 22.10.2003 № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.10.2003 N 125-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» с 2011 года документы постоянного хранения организаций - источников комплектования архивного отдела принимаются на постоянное хранение в архивный отдел.
Распоряжением Администрации города Ханты-Мансийска от 22.01.2024 № 3-р «Об утверждении списка организаций-источников комплектования архивного отдела управления культуры Администрации города Ханты-Мансийска на 2024-2026» утвержден новый список организаций-источников комплектования архивного отдела в количестве 24 организаций.