Положение

об управлении организационной и контрольной работы

Администрации города Ханты-Мансийска

(далее – Положение)

 

I.Общие положения

1.1.Управление организационной и контрольной работы Администрации города Ханты-Мансийска (далее – Управление) является органом Администрации города Ханты-Мансийска, осуществляющим организационное и документационное обеспечение деятельности Администрации города Ханты-Мансийска, организацию контроля за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан в Администрации города Ханты-Мансийска  и органах Администрации города Ханты-Мансийска.

1.2.Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Ханты-Мансийска, муниципальными правовыми актами города Ханты-Мансийска, а также настоящим Положением.

1.3.Управление осуществляет свою деятельность непосредственно во взаимодействии с другими органами Администрации города Ханты-Мансийска, Думой города Ханты-Мансийска, муниципальными учреждениями и предприятиями города Ханты-Мансийска, исполнительными органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, иными органами и организациями.

1.4.Управление подчиняется непосредственно Главе города Ханты-Мансийска и курируется заместителем Главы города Ханты-Мансийска в соответствии со схемой управления в Администрации города Ханты-Мансийска.

1.5.Управление не является юридическим лицом, имеет  печать с собственным наименованием, соответствующие  штампы и бланк, необходимые для его деятельности, согласно приложению к настоящему Положению.

1.6.Местонахождение Управления: город Ханты-Мансийск, улица Дзержинского, дом 6. 

 

II.Функции Управления

Управление осуществляет следующие функции:

2.1.В сфере организации контроля исполнения документов:

2.1.1.Осуществляет общий контроль за выполнением органами Администрациями города Ханты-Мансийска:

поручений (резолюций) Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

решений Думы города Ханты-Мансийска и правовых актов Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города Ханты-Мансийска;

поручений Главы города Ханты-Мансийска и заместителей Главы города Ханты-Мансийска;

документов органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, поступающих в Администрацию города Ханты-Мансийска с контрольными сроками исполнения;

писем и запросов государственных органов и организаций.

2.1.2.Проводит еженедельный анализ исполнения документов, стоящих  на контроле в Управлении, информацию о нарушениях сроков исполнения документов направляет Главе города Ханты-Мансийска.

2.2.В сфере документационного и организационного обеспечения административно-распорядительной деятельности:

2.2.1.Редактирует и корректирует проекты документов (правовых актов Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города Ханты-Мансийска, писем, доверенностей) в соответствии с правилами и нормами русского языка с учетом функционально-стилистических особенностей официально-делового стиля и общих требований к оформлению проектов муниципальных правовых актов.

2.2.2.Осуществляет хранение и использование по назначению бланков писем Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, распоряжений, постановлений Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города Ханты-Мансийска в машбюро.

2.2.3.Оформляет проекты  документов на соответствующих бланках в машбюро Управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Ханты-Мансийска.

2.2.4.Осуществляет учет проектов муниципальных правовых актов, оформленных на соответствующих бланках, выдаваемых исполнителям для согласования и направляемых для подписания Главе города Ханты-Мансийска.

2.2.5.Осуществляет регистрацию и учет принятых муниципальных правовых актов.

2.2.6.Обеспечивает рассылку изданных и зарегистрированных правовых актов посредством единой системы электронного документооборота и делопроизводства, а также на бумажных носителях (в случае необходимости) согласно листу рассылки.

2.2.7.Осуществляет внесение муниципальных правовых актов в программу МНПА.

2.2.8.Осуществляет внесение муниципальных правовых актов в программу АРМ «Муниципал» и актуализацию муниципальных правовых актов, включенных в программу АРМ «Муниципал», и  направление муниципальных нормативных правовых актов, дополнительных сведений по ним, сведений об опубликовании муниципальных нормативных правовых актов в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. 

2.2.9.Осуществляет направление муниципальных нормативных правовых актов в Ханты-Мансийскую межрайонную прокуратуру  для проведения антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов. 

2.2.10.Направляет все муниципальные правовые акты, подлежащие опубликованию, в справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант».                  

2.2.11.Направляет все муниципальные правовые акты, подлежащие опубликованию, в управление общественных связей Администрации города для направления в газету и размещения на Официальном информационном портале органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска в сети Интернет.

2.3.В сфере планирования деятельности Администрации города, организации документооборота и организационного обеспечения проведения мероприятий:

2.3.1.Формирует проект плана основных мероприятий, реализуемых Администрацией города Ханты-Мансийска, в конце года на следующий год (годовой)  и ежеквартально на основании предложений, представленных органами Администрации города Ханты-Мансийска, проект распоряжения Администрации города Ханты-Мансийска о плане основных мероприятий, реализуемых Администрацией города Ханты-Мансийска.

2.3.2.Обеспечивает проведение аппаратных совещаний при Главе города Ханты-Мансийска и осуществляет контроль за выполнением поручений, решений, принятых на аппаратном совещании при Главе города Ханты-Мансийска.

2.3.3.Осуществляет контроль за выполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах совещаний при Главе города Ханты-Мансийска (за исключением совещаний по отраслевым направлениям).

2.3.4.Организует регистрацию поступивших документов на имя Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска в единой системе электронного документооборота и делопроизводства.               

2.3.5.Обрабатывает поступающие, отправляемые документы Администрации города Ханты-Мансийска, ведет их регистрацию,  информационно-справочную работу посредством единой системы электронного документооборота и делопроизводства.

2.3.6.Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и подготовкой поступающих документов   на рассмотрение Главе города Ханты-Мансийска и его заместителям, поступающих на бумажных носителях и в системе электронного документооборота.

2.3.7.Организует и проводит проверки состояния документооборота и ведения делопроизводства в органах Администрации города.

2.3.8.Организует сбор заявок от органов Администрации города Ханты-Мансийска на  периодические подписные издания и формирует единый перечень периодических подписных изданий для направления в муниципальное казенное учреждение «Управление логистики».

2.3.9.Осуществляет учет, хранение и выдачу печатей и штампов Администрации города Ханты-Мансийска.

2.3.10.Разрабатывает предложения, методические рекомендации по совершенствованию форм и методов работы с документами.

2.3.11.Организует проведение семинаров, совещаний для специалистов, ответственных за делопроизводство в органах Администрации города Ханты-Мансийска.

2.3.12.Участвует в организации и проведении массовых городских мероприятий (ежегодного городского собрания по отчету Главы города Ханты-Мансийска, праздничных шествий, торжественных мероприятий и т.д.):

подготавливает и направляет в организации города письма-приглашения к участию в массовых городских мероприятиях;

осуществляет сбор заявок от организаций города на участие в массовых городских мероприятиях;

определяет кураторов от органов Администрации города Ханты-Мансийска для организации массовых городских мероприятий;

формирует списки организаций-участников массовых городских мероприятий на основании заявок, поступивших от организаций города;

организует проведение совещаний с кураторами от Администрации города Ханты-Мансийска о проведении массовых городских мероприятий;

осуществляет координирование делегаций организаций города, участвующих в массовых городских мероприятиях;

формирует состав делегации города Ханты-Мансийска для участия в торжественных мероприятиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

2.4.В сфере организации работы и осуществления контроля за рассмотрением обращений граждан:

2.4.1.Осуществляет  прием,  первичную  обработку,  регистрацию и аннотацию обращений и запросов, поступивших Главе города Ханты-Мансийска, заместителям Главы города Ханты-Мансийска.

2.4.2.Осуществляет постановку обращений на контроль в соответствии с предусмотренным законодательством Российской Федерации в сфере обращений граждан сроками на основании поручений Главы города Ханты-Мансийска.

2.4.3.Организует проведение личного приема граждан Главой города Ханты-Мансийска,  заместителями  Главы города Ханты-Мансийска в соответствии с графиком, утверждаемом в установленном порядке.

2.4.4.Осуществляет информационное и организационно-методическое обеспечение проведения общероссийского дня приема граждан, составление отчетов по итогам его проведения.

2.4.5.Организует работу «телефона доверия»  по фактам коррупционной направленности.

2.4.6. Осуществляет организацию и проведение телефонной «горячей линии» ответственными должностными лицами Администрации города.

2.4.7.Осуществляет    ведение приема и консультирование граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.4.8.Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, исполнением поручений, данных по итогам личных приемов граждан.

2.4.9.Организует и проводит проверки в органах Администрации города Ханты-Мансийска по практике применения федеральных законов от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской  Федерации», от 09.02.2009 №8-ФЗ  «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

2.4.10.Осуществляет   подготовку   по поручению Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, начальника Управления  проектов ответов, ответов на обращения граждан.

2.4.11.Осуществляет организационно-методическое взаимодействие с Управлением по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, исполнительными органами государственной власти автономного округа, органами Администрации города Ханты-Мансийска, муниципальными учреждениями и предприятиями по вопросам рассмотрения обращений граждан.

2.4.12.Осуществляет учет и анализ обращений и содержащихся в них вопросов, поступающих Главе города Ханты-Мансийска, заместителям Главы города Ханты-Мансийска.

2.4.13.Принимает решения о снятии обращений с контроля на основе анализа объективности и всесторонности рассмотрения обращения, правовой обоснованности принятого решения по содержащимся в нем вопросам.

2.4.14.Осуществляет постановку обращений на дополнительный контроль до полного фактического разрешения поставленных в них вопросах, в случае если ответ не соответствует критериям своевременности, объективности, всесторонности или правовой обоснованности.

2.4.15.Организует рассмотрение запросов в устной форме и электронных сообщений, поступающих по справочным телефонам.

2.4.16.Осуществляет подготовку информационно-статистических обзоров, информационно-аналитических материалов, докладов Главе города Ханты-Мансийска, заместителям Главы города Ханты-Мансийска, о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах, а также предложений  об устранении причин, порождающих обоснование жалобы.

2.4.17.Ежемесячно представляет информацию в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям.

2.4.18.Обеспечивает актуализацию информации о деятельности органов Администрации города  на информационном ресурсе ССТУ.РФ.

2.4.19.Осуществляет   внедрение    новых    форм,    направленных    на совершенствование работы с обращениями граждан и повышения уровня их удовлетворенности  результатами   рассмотрения обращений и принятыми по ним мерам.

2.4.20.Осуществляет консультационную, методическую помощь органам Администрации города Ханты-Мансийска, муниципальным учреждениям и предприятиям, по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.4.21.Организует проведение семинаров, совещаний для руководителей и специалистов, ответственных за организацию работы с обращениями граждан в органах Администрации города Ханты-Мансийска, муниципальных учреждениях и предприятиях.

2.4.22.Обеспечивает временное хранение дел по рассмотренным обращениям и личным приемам граждан, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.5.Осуществляет в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», распоряжением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 02.06.2013 №366-рг «Об оказании содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий при подготовке и проведении выборов в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» мероприятия по оказанию содействия территориальной избирательной комиссии города Ханты-Мансийска  в  реализации их полномочий при подготовке и проведении выборов в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, в том числе:

обеспечивает подготовку проектов правовых актов Администрации города Ханты-Мансийска о создании Координационного совета при Администрации города Ханты-Мансийска по оказанию содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий при подготовке и проведении выборов в городе Ханты-Мансийске (далее – Координационный совет);

о подготовке и утверждении плана работы Координационного совета;

об образовании избирательных участков, участков референдума (по согласованию с территориальной избирательной комиссией города Ханты-Мансийска) и другое.

2.6.Разрабатывает номенклатуру дел Управления.

2.6.1.Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет  их, организует оперативное хранение и сдает их в архивный отдел управления культуры Администрации города Ханты-Мансийска в установленном порядке.

2.6.2.Проводит проверку состояния дел в органах Администрации города Ханты-Мансийска по работе с документами по вопросам, входящим в полномочия Управления.

2.7.Осуществляет подготовку необходимых документов и организационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы города Ханты-Мансийска, заместителя Главы города Ханты-Мансийска, курирующего деятельность Управления.

2.8.Осуществляет мониторинг действующего законодательства и своевременное приведение муниципальных правовых актов в соответствие с действующим законодательством по направлению деятельности Управления.

2.9.Осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством Российской Федерации,  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, распоряжениями, поручениями Главы города Ханты-Мансийска, заместителя  Главы города Ханты-Мансийска, в ведении которого находится Управление.

 

III.Обеспечение деятельности Управления

3.1.Управление для осуществления своих функций имеет право:

3.1.1.Вносить Главе города Ханты-Мансийска, заместителю Главы города Ханты-Мансийска, в ведении которого находится Управление, предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.1.2.Знакомиться с документами, необходимыми для осуществления функций Администрации города и Управления.

3.1.3.Запрашивать и получать в установленном порядке от органов Администрации города, муниципальных учреждений и предприятий, других организаций, независимо от их организационно-правовой формы, информацию (сведения), необходимую для решения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

3.1.4.Вести в установленном порядке переписку по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.1.5.Вносить Главе города Ханты-Мансийска проекты постановлений и распоряжений Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города  Ханты-Мансийска, другие документы, по которым требуется решение Главы города Ханты-Мансийска или Администрации города Ханты-Мансийска, по вопросам, относящимся  к компетенции Управления.

3.1.6.Проводить проверки деятельности органов Администрации города по вопросам состояния документооборота и ведения делопроизводства в органах Администрации города и практики применения федеральных законов от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской  Федерации», от 09.02.2009 №8-ФЗ  «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

3.1.7.Возвращать исполнителю для доработки ответ (проект ответа) на обращение, оформленный с нарушением установленных правил и не соответствующий поручениям Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска.

3.1.8.Участвовать по распоряжению, поручению Главы города Ханты-Мансийска, заместителя Главы города Ханты-Мансийска, в ведении которого находится Управление, координационных, совещательных органов (комиссиях, советах, рабочих группах), иных временных или постоянно созданных коллегиальных органов при Главе города Ханты-Мансийска, заместителях Главы города Ханты-Мансийска, а также в семинарах и совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.1.9.Осуществлять иные права, входящие в компетенцию Управления.

3.2.Специалисты Управления несут персональную ответственность за выполнение обязанностей, возложенных на них в установленном порядке. 

 

IV.Структура Управления

4.1.Структура и штатное расписание Управления утверждается распоряжением Администрации города Ханты-Мансийска.

4.2.Деятельность структурных подразделений Управления осуществляется в соответствии с положениями о них, утверждаемыми начальником Управления.

 

V.Руководство Управлением

5.1.Руководство Управлением осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города Ханты-Мансийска по представлению заместителя Главы города Ханты-Мансийска, курирующего деятельность Управления.

5.2.Начальник Управления:

5.2.1.Осуществляет общее руководство Управлением.

5.2.2.Вносит в установленном порядке предложения Главе города Ханты-Мансийска, заместителю Главы города Ханты-Мансийска, в ведении которого находится Управление:

о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших должностные проступки, а также  о поощрении специалистов за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей;

о повышении квалификации муниципальных служащих и лиц, осуществляющих техническое обеспечение деятельности  Администрации города Ханты-Мансийска;

об изменении структуры  и штатного расписания Управления;

о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение.

5.2.3.Представляет Главе города Ханты-Мансийска:

предложения о замещении вакантных должностей сотрудников Управления, если иное не предусмотрено действующим законодательством;

Положение об Управлении на утверждение.

5.2.4.Принимает участие в совещаниях, проводимых Главой города Ханты-Мансийска, заместителями Главы города Ханты-Мансийска, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

5.2.5.Дает специалистам Управления обязательные для них в пределах их должностных обязанностей письменные и устные поручения (указания) по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, обеспечивает контроль исполнения этих поручений (указаний).

5.2.6.Представляет интересы Управления.

5.2.7.В установленном порядке получает от других органов Администрации города материалы и документы, необходимые для деятельности Управления.

5.2.8.Проводит служебные совещания со специалистами Управления

5.2.9.Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

5.2.10.Организует:

делопроизводство в Управлении;

исполнение муниципальных правовых актов, касающихся деятельности Управления;

составление планов работы Управления и их выполнение в соответствии с Регламентом Администрации города.

5.2.11.Несет персональную ответственность:

5.2.12.За осуществление функций, возложенных на Управление настоящим Положением, Регламентом Администрации города Ханты-Мансийска, за соблюдение действующего законодательства, правовых актов Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города Ханты-Мансийска, сохранность имущества и документов, находящихся в ведении Управления, обеспечение соблюдения сотрудниками Управления служебного распорядка и исполнительской дисциплины.

5.2.13.За осуществление контроля исполнения поручений, данных Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителями Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, на заседаниях, совещаниях при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителях Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Главой города Ханты-Мансийска, заместителями Главы города Ханты-Мансийска, ответов на запросы контрольных, надзорных органов, депутатов всех уровней, обращений граждан, поступивших в адрес Администрации города.

5.2.14.За своевременную актуализацию информации о деятельности органов Администрации города  на информационном ресурсе ССТУ.РФ.

5.2.15.Исполнение обязанностей начальника Управления в период его временного отсутствия возлагается на заместителя начальника управления, начальника общего отдела Управления в соответствии с должностной инструкцией.

 

VI.Заключительные положения

6.1.Персональная ответственность начальника и сотрудников Управления устанавливается трудовыми договорами.

6.2.Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся распоряжением Администрации города Ханты-Мансийска.